Mūsų patirtis rodo, kad atrinktas darbuotojas dažnai nepradeda dirbti laiku ne dėl atrankos, o dėl dokumentacijos po jos. Ypač įdarbinant trečiųjų šalių piliečius, leidimai dirbti Lietuvoje tvarkomi savaitėmis, o kartais ir mėnesiais.
Todėl vis daugiau įmonių svarsto, ar dokumentų procesą verta perduoti išoriniam partneriui. Atsakymas priklauso nuo to, kurias dalis perduodate – ir kurias pasiliekate.
Kodėl dokumentų procesas taip dažnai stringa viduje
Įmonės viduje įdarbinimo dokumentai paprastai būna „kažkieno papildoma užduotis“: buhalterės, biuro administratorės ar vadovo, kuris tai daro tarp kitų darbų. Tai veikia, kol įdarbinate vieną žmogų per kelis mėnesius. Tačiau kai reikia įdarbinti brigadą ar kelis vairuotojus vienu metu, o dalis jų – iš trečiųjų šalių, šis modelis greitai pasiekia ribą.
Tipiškos pasekmės:
- dokumentai tvarkomi tik tada, kai atsiranda laiko;
- terminai sekami atmintinai ar Excel lentelėje, kurią supranta tik vienas žmogus;
- kiekvienas naujas atvejis sprendžiamas iš naujo, be šablono;
- darbuotojas, laukiantis savo šalyje, negauna informacijos, kas vyksta.
Ką verta perduoti partneriui
Išorinis partneris labiausiai padeda tose vietose, kuriose reikia patirties, laiko ir nuolatinio terminų sekimo:
- Migracijos dokumentai. Prašymų paruošimas ir pateikimas per Migracijos departamento sistemą MIGRIS, reikalingų priedų surinkimas, komunikacija su institucijomis.
- Terminų sekimas. Kada pateikta, ko laukiama, kada baigiasi leidimo galiojimas.
- Komunikacija su darbuotoju. Informavimas apie proceso eigą, reikalingus dokumentus ir atvykimą.
- Standartizavimas. Vieningi dokumentų sąrašai ir šablonai kiekvienai pozicijai.
Ką verta pasilikti sau
Kai kurie sprendimai visada lieka įmonės rankose – ir taip turi būti:
- Galutinis sprendimas dėl įdarbinimo. Kas ir kokiomis sąlygomis dirbs jūsų įmonėje.
- Darbo sutarties sąlygos. Atlyginimas, grafikas, pareigos.
- Darbo vietos paruošimas. Instruktažai, darbo priemonės, supažindinimas su komanda.
- Kasdienis vadovavimas. Darbuotojo integracija į komandą po pirmos darbo dienos.
Aiškus pasidalijimas apsaugo nuo dviejų kraštutinumų: kai viską bandoma daryti patiems ir niekas nespėja, arba kai partneriui perduodama tiek, kad įmonė nebežino, kas vyksta su jos darbuotojais.
Kaip įvertinti, ar jums verta perduoti dokumentų procesą
- Suskaičiuokite, kiek įdarbinimų planuojate per metus. Jei tai tik vienas ar du žmonės, procesą galima valdyti ir viduje. Jei dešimtys – partneris dažniausiai atsiperka.
- Įvertinkite, kiek darbuotojų – iš trečiųjų šalių. Migracijos procesas reikalauja daugiausia specifinių žinių.
- Pažiūrėkite, kiek kainuoja vėlavimai. Kiek dienų vidutiniškai praeina nuo sutikimo iki darbo pradžios ir ką tai reiškia jūsų objektams, reisams ar pamainoms.
- Įvertinkite, kas dabar už tai atsakingas. Jei tai vienas žmogus šalia kitų pareigų – procesas pažeidžiamas kiekvieną kartą, kai jis atostogauja ar serga.
- Susitarkite dėl aiškios atsakomybės ribos. Kas ką daro, kokie terminai ir kaip jūs matote proceso eigą.
Kaip tai sprendžiame NoomaHR
Mūsų klientams dokumentų procesą perimame nuo pirmos dienos, kad laukimas netaptų priežastimi, kodėl darbas neprasideda laiku:
- paruošiame ir pateikiame migracijos dokumentus;
- sekame visus terminus ir institucijų atsakymus;
- informuojame darbuotoją ir jus apie kiekvieną proceso žingsnį;
- jums paliekame tai, kas svarbiausia – sprendimus ir darbą.
Apibendrinant
Dokumentų procesas neturėtų būti kliūtis darbuotojo pradžiai. Aiškiai pasidalijus, ką daro įmonė, o ką – partneris, įdarbinimas tampa nuspėjamas, o jūsų komanda gali susitelkti į savo darbą.
Svarstote, ar verta perduoti įdarbinimo dokumentus partneriui? Susisiekite su NoomaHR – kartu įvertinsime, kurią proceso dalį galime perimti.